Revisionssichere Archivierung – Grundsätze der GDPdU
Revisionssichere Archivierung ist ein sehr wichtiges Thema für Unternehmen, da lt. einer Studie nur eine geringe Anzahl von Unternehmen sich an die gesetzlichen Vorgaben halten. Besonders betroffen ist davon der Mittelstand.
Die neue Abgabenordnung (AO) im Rahmen des Handelsgesetzbuches (HGB), die zum 01. Januar 2002 in Kraft trat, ist der Grund für die digitale Betriebsprüfung. Durch die AO wird der Finanzbehörde das Recht eingeräumt, die DV-gestützte Buchführung des Steuerpflichtigen durch elektronischen Datenzugriff zu prüfen. In Deutschland sind circa drei Millionen Unternehmen von dieser AO direkt betroffen.
Nur wenige Unternehmen wissen, dass jegliche elektronische Kommunikation , aus der eine geschäftsrelvante Handlung erkennbar ist für mindestens 10 Jahre gespeichert werden muß. Es reicht nun nicht mehr, nur Rechnungen zu speichern, sondern auch die komplette E-Mail Korrespondenz muß archiviert werden.
Nahezu die Hälfte der Betriebe mit bis zu 200 Mitarbeitern kennt nicht einmal die Anforderungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Auch große Unternehmen sind sich möglichen Folgen nicht bewußt.
Was aber ist denn die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen?
Die Grundsätze enthalten Richtlinien zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und der Mitwirkpflicht der Unternehmen bei Betriebsprüfungen.
Der Herausgeber ist das Bundesfinanzministerium und die ursprüngliche Fassung wurde am16. Juli 2001 (BGBl. I S. 1542) herausgegeben.
Welche Richtlinien wurden / sind darin definiert?
- Anforderungen an die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
- Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen beim Datenzugriff durch Betriebsprüfer
Anforderung an die Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
Die GDPdU setzt folgendes vorraus:
- Die Daten müssen eine qualifizierte elektronische Signatur tragen (Faksimile-Unterschriften reichen nicht aus),
- der Empfänger muss die Signatur im Hinblick auf die Integrität der Daten und die Signaturberechtigung prüfen und das Ergebnis dokumentieren,
- Die Daten müssen vom Empfänger einem Datenträger gespeichert werden, der Änderungen nicht mehr zulässt, z.B. CD ROM, DVD
- Der Eingang der der Daten, ihre Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung und Archivierung muß protokolliert werden
- Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme müssen den Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme kurz GoBS entsprechen.
Mitwirkungspflicht bei einer Revision
Erfolgt eine Betriebsprüfung hat der Prüfer folgende Zugriffsarten auf die archivierten Daten
- Z1 unmittelbarer Lesezugriff
- Z2 mittelbarer Zugriff über die Auswertung
- Z3 Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten
Kommt es zu einer Revision, hat der Unternehmen die Kommunikation lücklos dem Betriebsprüfer zu offembaren. Der Unternehmen ist in der Pflicht solche eine Archivierung regelmäßig durchzuführen und dies zu kommentieren.
Unser Buchtipp:
Dieses Buch illustriert die Grundlagen der digitalen Betriebsprüfung, zeigt Wege auf, wie steuerrelevante
Daten archiviert werden können und erläutert die Konsequenzen der digitalen Betriebsprüfung für die
Unternehmen.
Weiterführende Literatur zum Thema finden sie hier
