Revisionssichere Archivierung – Software und Hardware Lösungen
Um die Richtlinien der Datensicherung für die Revisionssichere Archivierung zu erfüllen, muß man als Unternehmen verschiedene Punkte beachten. Diese Punkte erfordern nicht nur die Einführung von neuen Prozessen, sondern auch neue Datensicherungsprogramme und Hardware.
In unserem letzten Artikel hatten wir die Anforderungen an die Prüfbarkeit von digitalen Dokumenten angesprochen. Was heißt das aber nun für Unternehmer?
Als Unternehmer steht man vor der Herausforderung, seine IT den Richtlinien der GDPdU anzupassen. Das bedeutet, dass neue Software und Hardware zur Archivierung angeschafft, oder bestehe IT Infrastruktur anderweitig genutzt werden muß.
Archivierungssoftware
Es gibt eine große Anzahl von Unternehmen, die Software für revisionsichere Archivierung anbieten. Wie bei jeder Investition, sollte man vorher genau überlegen, was sind die “must-haves” und die “nice-to-haves”. Neben Funktionen ist die Übersichtlichkeit und die Gewährleistung von allgemeinen Schnittstellen und Standards ein wichtiger Punkte. Das Beste System nützt keiner Firma etwas, wenn kein Mitarbeiter oder aber der Geschäftspartner damit arbeiten kann. Folgende Punkte sollen bei der Evaluierung eines Systems und der Auswahl unterstützen:
- Ist eine vollständige Integration in die bestehende Infrastruktur des Unternehmens in Bezug auf Fremdsysteme (z..B. E-Mail, FTP, Datenbanken usw.) und Workflow (Unternehmenshierarchie, Business Process Management) möglich?
- Kann meine bestehende Hardware genutzt werden, oder ist eine Neuanschaffung nötig?
- Ist eine Automatisierung möglich oder muß der Sicherungsschritt manuell erfolgen?
- Erstellt die Software eine Dokumentation der Sicherung?
- Wird elektronischer Datenausstausch (EDI) unterstützt?
- Wird eine digitale Signatur unterstützt?
- Können meine Kunden / Geschäftspartner die digitale Signatur verarbeiten?
- Akzeptieren meine Geschäftspartner den Standard der digitalen Signatur?
- Können Daten schnell nachgeschlagen und sortiert, entsprechend ausgewählter Merkmale werden?, z.B. Datum der Erstellung des Dokuments (Zeitraum), Dokumentennummer, Kundennummer, Steuernummer?
- Gibt es eine Protokollierung von Änderungs- oder Ausdruckversuchen
Anbieter solcher Lösungen sind z.B. Comarch oder ITernity.
Archivierungshardware
Bei der Mehrheit aller Unternehmen ist keine Neuanschaffung von Hardware notwenig. Sie Datensicherungsoftware für die Archivierung kann auf bestehende Rechner / Server eingerichtet werden.
Scanner und optische Laufwerke werden in die Prozesse integriert.
Da die Daten auf ein nicht veränderbares Medium geschrieben werden soll, ist es von Vorteil mehrer CD, DVD oder Blu-Ray Laufwerke zu betreiben, damit große Datenmengen schnell gesichert und archiviert werden können.
Scanner mit Einblatteinziug helfen bei der Archivierung und Sicherung von Dokumenten, die ausgedruckt aber noch nicht elektronisch archiviert wurden, z.B. Eingangsrechnungen.
Unser Buchtipp:
Dieses Buch illustriert die Grundlagen der digitalen Betriebsprüfung, zeigt Wege auf, wie steuerrelevante
Daten archiviert werden können und erläutert die Konsequenzen der digitalen Betriebsprüfung für die
Unternehmen.
Weiterführende Literatur zum Thema finden sie hier
